El recuento manual no escala
Recorrer edificio por edificio, con una lista impresa, buscando etiquetas detrás de un monitor. Consume semanas de personal técnico y queda desfasado el mismo mes en que termina.
SEMBLA™ Campus · Universidad · Hospital · Investigación
Miles de activos repartidos en decenas de edificios, que cambian de departamento, se prestan, se reparan y se financian con fondos que hay que justificar. Y, junto a ellos, patentes, licencias y contratos que caducan sin que nadie los vigile. SEMBLA Campus construye el conocimiento fiable de todo ese patrimonio, tangible e intangible.
Recuento de una sala completa en minutos, con los equipos encendidos o apagados.
Contraste periódico y auditable con el sistema de inventario de la institución.
Aviso de salida no autorizada y verificación del retorno en las flotas de préstamo.
Cada comprobación queda registrada con su fecha, su responsable y su prueba.
Lo que está en juego
Nadie duda de que la institución tiene los equipos. La duda es dónde están hoy, quién responde de ellos y qué se puede acreditar si alguien pregunta.
Recorrer edificio por edificio, con una lista impresa, buscando etiquetas detrás de un monitor. Consume semanas de personal técnico y queda desfasado el mismo mes en que termina.
Un traslado entre departamentos, una reparación, un préstamo que se alarga. Cada movimiento no registrado es una discrepancia futura que alguien tendrá que explicar.
El material financiado con fondos públicos o europeos debe poder localizarse y acreditarse durante años. Reconstruir esa trazabilidad a posteriori es caro y no siempre es posible.
El patrimonio real
En pocos sitios conviven tantos tipos de activo con tanta necesidad de justificación. Por eso el modelo de SEMBLA se ve aquí entero, no a medias.
Cambian de aula, de laboratorio y de responsable. Su reto es saber dónde están y en qué estado, sin recorrer los edificios.
Rara vez tienen un responsable claro ni un sistema propio. Su reto es la vigencia, la titularidad y la prueba de que siguen perteneciendo a la institución.
El activo financiado y el proyecto que lo financió son el mismo expediente. Cuando el equipo, su convocatoria, su factura, su ubicación y su histórico están conectados, justificar deja de ser una reconstrucción y pasa a ser una consulta.
Cómo funciona
No todos los activos necesitan el mismo nivel de control, ni el mismo coste. La arquitectura combina tres capas y cada activo recibe la que le corresponde.
Etiqueta RFID UHF apta para superficie metálica, con QR visible. Permite auditar una estancia completa por radiofrecuencia, con los equipos encendidos o apagados, y atestiguar un activo concreto escaneando su código.
Un agente propio en el equipo confirma su existencia y su estado cada vez que se conecta, dentro o fuera de la institución. Da vida al inventario sin depender de que alguien pase por la sala.
Reservada a los activos que salen y vuelven, como las flotas de auto-préstamo. Avisa de una salida no autorizada en tiempo real y verifica el retorno aunque el equipo esté apagado.
SEMBLA no sustituye vuestro sistema patrimonial ni compite con el trabajo que ya ha hecho vuestro equipo técnico. Adopta su codificación de espacios y contrasta contra él de forma periódica y auditable. El resultado no es otra base de datos: es la lista de discrepancias, con su evidencia al lado.
Privacidad y proporcionalidad
Es la primera objeción en cualquier institución, y con razón. Preferimos responderla antes de que haga falta preguntarla.
Un despliegue institucional se sostiene tanto en lo técnico como en lo que la organización puede explicar a su comunidad.
Cómo se empieza
Nadie debería comprometer una institución entera con un proveedor que aún no ha demostrado nada. Por eso empezamos por una lista concreta de equipos, con criterios de éxito pactados antes de arrancar.
El perímetro es una lista de activos, no un edificio: se controlan estén donde estén, dentro o fuera del campus.
Si la respuesta incomoda, hablemos. Una sesión corta basta para ver si hay encaje y para definir juntos un perímetro razonable.